Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej musi odbywać się w sposób określony na podstawie zatwierdzenia dyrektora właściwego miejscowo archiwum

Dokumentacja niearchiwalna, są to akta, która posiada czasowe zastosowanie i po prawidłowym terminie jej przechowywania jest brakowana. Tworzy odrębną grupę od dokumentacji archiwalnej.

kosz

Autor: Quinn Dombrowski
Źródło: http://www.flickr.com
Określony czas archiwizowania dokumentacji niearchiwalnej jest podzielony na ustalone kategorie kwalifikacyjne do ustalonego okresu jej archiwizowana i po terminie może zacząć się recykling dokumentów z zachowaniem ustalonych przez kodeks cywilny i karny okresów przedawnienia dokumentacji czasowej. Również określone stopnie kwalifikacyjne dzielą papiery czasowe na określone obszary, które wskazują na sposób i termin niszczenia dokumentów oznaczonych symbolami: „B”, „Bc” i „BE”. Symbol „B” określa kategorie archiwalną dokumentacji terminowej, to znaczy archiwizowanej dokumentacji do terminu jej przeterminowania.

Źródło artykułu –

Dokumenty terminowe oznaczone symbolem „B” z dodaniem liczby arabskiej, np. 5, 10, 25, jest to grupa dokumentacji niearchiwalnej o okresowym znaczeniu faktycznym. Po określonym czasie jej archiwizowania, którą określa liczba arabska, jest brakowana. Trzeba koniecznie tu tej pamiętać, że termin jej archiwizowania liczy się w całych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego do okresu jej wydania po koniec terminu jego

znak

Autor: Mark Morgan
Źródło: http://www.flickr.com

faktycznego zastosowana. Dokumentacja niearchiwalna określona oznaczeniem „Bc” posiada krótkoterminowe zastosowanie faktyczne i po bezpośrednim upływie jej faktycznej zastosowalności jest dawana do recyklingu.

Natomiast dokumentacja terminowa określona znakiem „BE” z dodaniem liczby arabskiej, to dokumentacja, która po terminie archiwizowana, np. BE15 czyli po 15 latach archiwizowania jest poddawana ponownej ekspertyzie przez uprawnioną komisję wyznaczoną przez archiwum państwowe. Brakowanie dokumentów czasowych w państwowych i pozarządowych organizacjach może odbywać się wyłącznie za akceptacją dyrektora miejscowego archiwum państwowego.

Komórki w rękach prywatnych jak spółki, stowarzyszenia, organizacje pozarządowe, spółdzielnie itp. mogą występować do archiwum państwowego o orzeczenie zgody dotyczącej recyklingu akt.

Jeśli ciekawi Cię ciąg dalszy ubezpieczenie magazynu naszego opisu zachęcamy do kolejnego tekstu, który znajduje się pod poniższym linkiem. Tam odejdą wszystkie Twe niepewności.

Brakowanie dokumentów musi być prowadzone regularnie raz w roku, a w przypadku małych archiwów oraz składnic w miarę zapotrzebowania – strona www. Po uzyskaniu zgody miejscowego archiwum państwowego, akty czasowe musimy przyszykować do brakowania uniemożliwiając zwłaszcza dostęp ludzi nieuprawnionych do informacji zamieszczonych w dokumentach. Recykling dokumentów powinien byś kontrolowany przez odpowiednią komórkę monitorującą zniszczenie dokumentów. Akty zawierające dane prywatne, adresowe oraz ważne szczegóły mówiące o instytucji powinny przed przekazaniem ich na makulaturę, być usunięte (np. niszczarką).