Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej musi odbywać się w sposób określony na podstawie zatwierdzenia dyrektora właściwego miejscowo archiwum

Dokumentacja niearchiwalna, są to akta, która posiada czasowe zastosowanie i po prawidłowym terminie jej przechowywania jest brakowana. Tworzy odrębną grupę od dokumentacji archiwalnej.

kosz

Autor: Quinn Dombrowski
Źródło: http://www.flickr.com
Określony czas archiwizowania dokumentacji niearchiwalnej jest podzielony na ustalone kategorie kwalifikacyjne do ustalonego okresu jej archiwizowana i po terminie może zacząć się recykling dokumentów z zachowaniem ustalonych przez kodeks cywilny i karny okresów przedawnienia dokumentacji czasowej. Również określone stopnie kwalifikacyjne dzielą papiery czasowe na określone obszary, które wskazują na sposób i termin niszczenia dokumentów oznaczonych symbolami: „B”, „Bc” i „BE”. Symbol „B” określa kategorie archiwalną dokumentacji terminowej, to znaczy archiwizowanej dokumentacji do terminu jej przeterminowania.

Źródło artykułu – http://www.destroy.pl/oferta/utylizacja-i-recykling-dokumentow/

Dokumenty terminowe oznaczone symbolem „B” z dodaniem liczby arabskiej, np. 5, 10, 25, jest to grupa dokumentacji niearchiwalnej o okresowym znaczeniu faktycznym. Po określonym czasie jej archiwizowania, którą określa liczba arabska, jest brakowana. Trzeba koniecznie tu tej pamiętać, że termin jej archiwizowania liczy się w całych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego do okresu jej wydania po koniec terminu jego

znak

Autor: Mark Morgan
Źródło: http://www.flickr.com

faktycznego zastosowana. Dokumentacja niearchiwalna określona oznaczeniem „Bc” posiada krótkoterminowe zastosowanie faktyczne i po bezpośrednim upływie jej faktycznej zastosowalności jest dawana do recyklingu.

Natomiast dokumentacja terminowa określona znakiem „BE” z dodaniem liczby arabskiej, to dokumentacja, która po terminie archiwizowana, np. BE15 czyli po 15 latach archiwizowania jest poddawana ponownej ekspertyzie przez uprawnioną komisję wyznaczoną przez archiwum państwowe. Brakowanie dokumentów czasowych w państwowych i pozarządowych organizacjach może odbywać się wyłącznie za akceptacją dyrektora miejscowego archiwum państwowego.

Komórki w rękach prywatnych jak spółki, stowarzyszenia, organizacje pozarządowe, spółdzielnie itp. mogą występować do archiwum państwowego o orzeczenie zgody dotyczącej recyklingu akt. Brakowanie dokumentów musi być prowadzone regularnie raz w roku, a w przypadku małych archiwów oraz składnic w miarę zapotrzebowania – strona www. Po uzyskaniu zgody miejscowego archiwum państwowego, akty czasowe musimy przyszykować do brakowania uniemożliwiając zwłaszcza dostęp ludzi nieuprawnionych do informacji zamieszczonych w dokumentach. Recykling dokumentów powinien byś kontrolowany przez odpowiednią komórkę monitorującą zniszczenie dokumentów. Akty zawierające dane prywatne, adresowe oraz ważne szczegóły mówiące o instytucji powinny przed przekazaniem ich na makulaturę, być usunięte (np. niszczarką).